Móveis de Valor - Edição 213

43 moveisdevalor.com.br ao contrário, não param de falar? Por essas e por outras é que muita gente prefere ir ao dentista fazer um tratamento de canal do que ser convo- cado pelo chefe, como diria a simpática youtuber Adeline Daniele, do canal Hackeando Carreiras. Interromper o que está fazendo para ir conversar com outras pessoas – seja de forma presencial ou por videoconferência - é parte integrante de qualquer empresa. A escassez de tempo, porém, faz com que estes momentos devam ser bem-or- ganizados, eficientes e menos custosos para todos. Esse é o segredo para evitar o tédio. Assim, con- vocar uma reunião pressupõe, antes de qualquer coisa, responder duas perguntas básicas: por que ela deve acontecer e como vai acontecer. O primeiro passo para convocar uma reunião é avaliar se o assunto proposto não poderia ser discutido no corredor, de pé. Quem sabe consiga achar uma solução em poucos minutos. Se não der, bem, selecione quem deve comparecer, defina a data com tempo suficiente para que as pessoas possam se preparar, local, horário, qual o tempo estimado de duração, os propósitos, os resultados esperados e vá em frente. É importante que todos os convocados tenham a clareza do tipo de reunião que irão participar. Muitas vezes as pessoas pensam que vão tomar decisões, quando não irão. “Seja explícito an- tes, durante, e especialmente no início”, aponta Gary Austin, diretor da Circleindigo IAF Global. O pior cenário é terminar sem conclusões, sem elaborar um plano de ações que leve a obter os resultados. A soma dessa improdutividade é que gera a sensação de frustração. TEMPO PARA OS PREPARATIVOS De forma sintética, uma reunião pressupõe definir uma pauta (um roteiro), o foco, as ações e documentar tudo o que ficou decidido para dis- tribuir aos participantes. O roteiro é a estrutura. “No caso de uma reunião da equipe de vendas, algumas questões não podem ficar de fora: o que esperar, qual o objetivo, para quando precisa dos resultados que serão tirados, de que forma estes resultados serão alcançados, e quem serão os res- ponsáveis por cada item para chegar aos resulta- dos ou na resolução dos problemas”, diz Adeline, que é jornalista e mestre em multimídia. ESTRUTURA DA REUNIÃO 1. Assunto 2. Agenda 3. Duração 4. Quem comparecerá 5. Quem apresentará 6. Organização • O motivo da reunião • Pontos (roteiro) de discussão • Sessão de perguntas e respostas • Encerramento da reunião Fonte: Furniture World Magazine INTERROMPER O QUE ESTÁ FAZENDO PARA IR CONVERSAR COM OUTRAS PESSOAS É PARTE INTEGRANTE DE QUALQUER EMPRESA