Móveis de Valor - Edição 213

44 moveisdevalor.com.br Lembra que começamos falando de tempo? É importante definir o horá- rio de início e de término para que tudo ocorra de forma organizada. Na hora de fazer a pauta dê espaço para os temas prioritários e deixe os se- cundários para o fim. É fundamental que se defina o tempo que será dado para cada tema. Em alguns casos eles podem ultrapassar o previsto. Nes- se caso, basta focar nas prioridades e tentar ao máximo tratar tudo no horário proposto. Por vezes, vale a pena alongar a reunião (se for priori- tária) em alguns minutos, do que ter que remarcar. O controle de tempo de cada participante deve ser feito pelo coordenador do encontro. Não há nenhum impedimento em usar laptops, projetores e slides, mas este capítulo merece atenção porque pode direcionar o rumo da reunião para outros lados, fugindo da pauta principal. Além disso, cuidado com slides carregados de textos que dei- xam o tempo pesado e apresentações mornas. Um convite para bocejos. Uma dica: faça testes com antece- dência em todos os equipamentos para evitar situações embaraçosas, além de permitir que a reunião f lua como o esperado. Em artigo publicado na revista Furni- ture World Magazine, David Benbow, dono da Mattress Retail Training Company, especializada em orienta- ções ao varejo, comenta que a maioria dos varejistas de móveis e colchões usa reuniões para preparar as suas equipes para vender, e que muitos não conseguem aproveitá-las em todo o seu potencial. “O sucesso de vendas requer uma combinação de muitas habilidades e iniciativas”, assinala o consultor, reconhecendo que reu- niões de vendas são um fórum para a discussão de vários tópicos, mas o problema; “é que nenhuma tem tempo para cobrir todos os assuntos”. Scrum – Daily Meeting (Reunião Diária) Esse tipo de reunião émuito comumemempresas que utilizam metodologias ágeis (Scrum), mas tambémpodem ser realizadas por companhias commétodos mais convencionais de trabalho. A ideia é umencontro diário que não deve durar mais de 20minutos. Todos informamo que fizeram, o que estão fazendo, o que falta fazer e quais os obstáculos para que esta tarefa possa ser cumprida. CINCO FORMATOS MAIS COMUNS DE REUNIÃO Brainstorm – Reunião Criativa Neste modelo as empresas podem desenvolver novas ideias ou formas inovadoras de solucionar um problema e/ou re- alizar uma ação. Cada integrante do grupo dá uma ideia ou sugestão diferente. Mesmo as sugestões mais improváveis são consideradas e nada é descartado a princípio. Ideias são debatidas e, de todo esse processo criativo, pode surgir a solução tão esperada pela empresa. Reuniões para tomadas de decisão Estas reuniões costumam envolver apenas os elos mais altos das empresas, como executivos, gestores e líderes de equipes. Aqui, as decisões definem o futuro do empreendimento, por isso, precisam ser tomadas com calma, diálogo e paciência. Podem ser encontros mais longos. Reuniões com clientes e investidores Empresas que realizamnegócios de grande volume costumam receber seus clientes na sede e em suas instalações. Normalmente, o cliente é acompanhado por um funcionário para conhecer as ins- talações da empresa. Depois, sentam-se para uma reunião que pode ser breve e informal, oumais duradoura, para fechar umnegócio. É importante tratar o cliente commuita hospitalidade. Reuniões de acompanhamento e avaliação Reuniões feitas entre líderes e liderados, no qual gestores fazem contatos diretos com funcionários que chegaram há pouco tempo na empresa, para verificar o quão familiarizados já estão. Esse tipo de reunião acontece com menos frequência. Servem para dar ao colaborador um feedback sobre seu trabalho e ouvir as questões que ele pode ter em relação à empresa, a colegas, à liderança ou suas atividades. Fonte: Proj4me