Móveis de Valor - Edição 213

46 moveisdevalor.com.br futuras. Questione se receberam tempo para expor os seus argumentos, se a reunião agregou valor e aten- deu às suas expectativas, o que você teria adicionado à agenda? Demonstre o valor de suas reuniões para suas equipes e partes interessadas em toda a organi- zação. Ou ainda: a reunião expôs um ponto problemá- tico do cliente, resultou em uma ótima ideia para um novo produto? Você conseguiu resolver um problema em equipe que pode beneficiar toda a organização? Reunião é um mal necessário, um exercício de perda de tempo ou a arma secreta de sua organização? Para James Smart, idealizador da Session Lab, startup que orienta clientes na formatação desses encontros, na melhor das hipóteses é uma forma de garantir que as equipes estejam alinhadas, que não haja obstácu- los no caminho e crie um fórum aberto para diálogo e discussão. “Na pior das hipóteses, pode frustrar e causar mais problemas do que resolver”, comenta. E questiona: “Você pode se dar ao luxo de ter reuniões ruins que podem perder clientes, ou causar atrito com as partes interessadas internas?” Por fim, pense nisso por um minuto. “A ideia de que existe algo que chamamos de tempo se deve apenas ao fato de concordarmos com a sincronicidade de dispositivos mecânicos e digitais que chamamos de relógios”, escreveu o escritor Larry G. Maguire em seu site. “Tempo é uma ilusão da mente, algo que construímos para tentar dar forma à nossa existência. Réguas, balanças, dicionários e placas de sinalização são a mesma coisa. O tempo é uma ferramenta conve- niente, um meio pelo qual podemos nos encontrar e fazer coisas. Quando terminarmos, devemos colocá-lo de volta na caixa de ferramentas”, conclui. DICAS PARA UMA REUNIÃO EFICAZ Tenha uma agenda clara Qual é o objetivo da reunião? O que deseja compartilhar? É benéfico para todos? O que pretende tirar da reunião? Determine quem deve comparecer Quem acha que deveria estar na reunião? A equipe inteira precisa estar nela ou ape- nas parte dela? Quem são os envolvidos no assunto? Defina sua programação Defina data e hora, programe-a com antece- dência. Avise todos com antecedência para que se preparem e garantam presença; avalie quanto tempo irá alocar para cada tópico. Atenha-se à sua agenda Qualquer item que não esteja na agenda não será discutido. Evite ser desviado por outras discussões ou tópicos. Se for uma discussão necessária, marque outro horário. Determinar itens de ação Os itens de ação da reunião devem ser de- vidamente documentados e comunicados. Determine quem é responsável por eles e es- tabeleça prazos de conclusão e defina como fará o acompanhamento dos itens de ação. Incentive o feedback Incentive os membros de equipe a dar suas opiniões e feedback. Dê a todos a chance de falar. Você ficará surpreso com o quanto pode ser feito quando todos participam. Fonte: Kanbanzone SERÁ QUE O ASSUNTO DA REUNIÃO NÃO PODERIA SER TRATADO DE PÉ, NO CORREDOR?