MV Norte & Nordeste 29
39 MINUTOS QUE ROUBAM O TEMPO O primeiro passo para convocar uma reunião é avaliar se o assunto não poderia ser discutido no corredor Vivemos pressionados pelo tempo, em que há um cem número de ati- vidades crescente e prazos cada vez mais escassos. Nunca um minuto pareceu tão curto quanto fazemos algo que nos interessa e tão longo quando mais atenção prestamos ao ponteiro do relógio. A maneira como gastamos os segundos tem um valor profundo e isso inclui par- ticipar de reuniões. Independente- mente da importância e dos efeitos que possam trazer, a sensação que se tem ao final de muitas delas é de que não levou a lugar algum. De fato. Nos Estados Unidos fala-se em mais de 40 milhões de reuniões outras é que muita gente prefere ir ao dentista fazer um tratamen- to de canal do que ser convocado pelo chefe, como diria a simpática youtuber Adeline Daniele, do canal Hackeando Carreiras. Interromper o que está fazendo para ir conversar com outras pessoas – seja de forma presencial ou por vi- deoconferência - é parte integrante de qualquer empresa. A escassez de tempo, porém, faz com que estes momentos devam ser bem-organi- zados, eficientes e menos custosos para todos. Esse é o segredo para evitar o tédio. Assim, convocar uma reunião pressupõe, antes de qual- quer coisa, responder duas pergun- tas básicas: por que ela deve acon- tecer e como vai acontecer. O primeiro passo para convocar uma reunião é avaliar se o assunto proposto não poderia ser discutido anuais. Significa que por este parâ- metro, acontecem 76 a cada minuto. Tente contar quantos minutos você levou para ler esta matéria e calcule quantas reuniões já foram realiza- das na terra de Tio Sam. A Microsoft descobriu que dois terços delas não são conclusivas e que outra reunião será marcada para tratar do mesmo assunto. Sem falar naquelas em que o assunto é discutir o planejamento da próxima... reunião. Nessas horas você suspende o que está fazendo e conclui que não preci- sava gastar 3,6 mil segundos - tem- po médio de uma reunião - do seu dia. Um e-mail resolveria com mais rapidez e facilidade. Agora pense em alguém que se sente melhor numa conversa por vídeo a ter que falar em um local onde estarão outras pes- soas e naquelas que, ao contrário, não param de falar? Por essas e por MÓVEIS DE VALOR NORTE E NORDESTE Por Guilherme Arruda, jornalista convidado
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