MV Norte & Nordeste 29

40 MÓVEIS DE VALOR NORTE E NORDESTE ESTRUTURA DA REUNIÃO 1. Assunto 2. Agenda 3. Duração 4. Quem comparecerá 5. Quem apresentará 6. Organização • O motivo da reunião • Pontos (roteiro) de discussão • Sessão de perguntas e respostas • Encerramento da reunião Fonte: Furniture World Magazine no corredor, de pé. Quem sabe con- siga achar uma solução em poucos minutos. Se não der, bem, selecio- ne quem deve comparecer, defina a data com tempo suficiente para que as pessoas possam se preparar, lo- cal, horário, qual o tempo estimado de duração, os propósitos, os resul- tados esperados e vá em frente. É importante que todos os convo- cados tenham a clareza do tipo de reunião que irão participar. Muitas vezes as pessoas pensam que vão to- mar decisões, quando não irão. “Seja explícito antes, durante, e especial- mente no início”, aponta Gary Austin, diretor da Circleindigo IAF Global. O pior cenário é terminar sem con- clusões, sem elaborar um plano de ações que leve a obter os resultados. A soma dessa improdutividade é que gera a sensação de frustração. TEMPO PARA OS PREPARATIVOS De forma sintética, uma reunião pressupõe definir uma pauta (um roteiro), o foco, as ações e docu- mentar tudo o que ficou decidido para distribuir aos participantes. O roteiro é a estrutura. “No caso de uma reunião da equipe de vendas, algumas questões não podem fi- car de fora: o que esperar, qual o objetivo, para quando precisa dos resultados que serão tirados, de que forma estes resultados serão alcançados, e quem serão os res- ponsáveis por cada item para che- gar aos resultados ou na resolução dos problemas”, diz Adeline, que é jornalista e mestre em multimídia. Lembra que começamos falando de tempo? É importante definir o horário de início e de término para que tudo ocorra de forma organi- zada. Na hora de fazer a pauta dê espaço para os temas prioritários e deixe os secundários para o fim. É fundamental que se defina o tem- po que será dado para cada tema. Em alguns casos eles podem ul- trapassar o previsto. Nesse caso, basta focar nas prioridades e tentar ao máximo tratar tudo no horário proposto. Por vezes, vale a pena alongar a reunião (se for prioritá- ria) em alguns minutos, do que ter que remarcar. O controle de tempo de cada participante deve ser feito pelo coordenador do encontro. Não há nenhum impedimento em usar laptops, projetores e slides, mas este capítulo merece atenção porque pode direcionar o rumo da reunião para outros lados, fugindo da pauta principal. Além disso, cui- dado com slides carregados de tex- tos que deixam o tempo pesado e apresentações mornas. Um convite para bocejos. Uma dica: faça tes- tes com antecedência em todos os equipamentos para evitar situações Interromper o que está fazendo para ir conversar com outras pessoas é parte integrante de qualquer empresa